Қазіргі адам өмірінің ағымын осыдан ондаған жыл бұрынғысымен салыстыруға келмейді. Мұны объективті себептермен түсіндіруге болады: жеке табыс рөлінің басым болуы, еңбек қызметі дифференциясы және т.б. Оның үстіне әрбір кейінгі ұрпаққа деген қоғам талаптарының деңгейі де артып келеді.
Осы құбылыстар, әсіресе, жастар арасында өзекті. Бүгінгі жастар шектеулі уақыт пен шексіз мүмкіндіктер арасындағы таңдаудың ортасында өмір сүреді. Бір мезгілде оқу орнының білім беру бағдарламасын табысты меңгеруі, өзін-өзі жетілдіруі, алған мамандығы бойынша ғылыми/практикалық тағылымдамадан өтуі сынды міндеттемелері бар. Алайда тұлғаның үйлесімді дамуы және психоэмоционалды жағдайының қанағаттанарлық деңгейі сақталуы үшін демалыс уақытын өткізуіне, жеке қарым-қатынасына, денсаулығына және т.б. көңіл бөлуі қажет. Әлбетте, қызметті ұйымдастырудың сыртқы және тәуелсіз болып көрінетін факторы – «уақыт».
Көптеген ғасырлар бойы философия мен ғылымда уақыттың табиғаты, ондағы объективті және субъективті қатынас туралы түрлі пікірталастар болды. И.Кант бұл даудың нүктесін қоюға түрткі бола отырып, уақыттың субъективті категория екенін, шындықты қабылдаудың белгілі бір априорлық формасы екенін көрсетті. Бұл анықтамада уақыттың екі жақты сипаты синтезделді. Сондай-ақ 20-ғасырдың бірінші жартысында француз философы А.Бергсон «уақыттың ішкі сезімі – хронометражды шынайы түсінуге көмектеседі» деген пікір білдірген. Қалай болғанда да, уақыттың құнды екені бәріне түсінікті. Тіпті грек философы Сенека да бірінші «Мораль хатында» былай деп жазды: «Уақытты ғана бағалау керек. Оны бос әңгімелер мен кездесулердің ұрлап кетуіне жол берме».
20 ғасырдың 70-жылдарында уақытты ресурс ретінде қарастыруға мүмкіндік беретін құрал – «тайм-менеджмент» пайда болды. Сол кезде оқу бағдарламалары мен тренингтердің өткізілуі кең етек алды. Тайм-менеджмент адамдарға жоспарлы түрде, жұмыс қабілеттілігін төмендетпей, алға қойған мақсаттарына жетуге көмектесе алады.
Қазіргі уақытта тайм-менеджмент әртүрлі жастағы адамдар және кәсіп өкілдерінің арасында танымал. Заман талабына, жұмыс түрлерінің алуандығына байланысты тайм-менеджменттің көптеген әдіс-тәсілдері, қосымша қолданбалары, құралдары пайда бола бастады. Тіптім қайсысы ең тиімді екенін біржақты айту мүмкін емес. Бұл мақалада тайм-менеджменттің практикада жиі қолданылатын әдістеріне және олардың құралдарына тоқталатын боламыз. Бұл – уақыт тапшылығын сезініп, жұмыс уақытында тапсырмаларын орындауға үлгере алмай жүрген әрбір адамға пайдалы болады.
Тайм-менеджмент әдістері, техникасы және құралдары
Тайм-менеджменттің көптеген әдістері мен құралдары бар, олардың әрқайсысы уақытты тиімді пайдаланудың нақты аспектілеріне бағытталған.
Танымал әдіс-тәсілдер:
- Pomodoro әдісі
Ондаған тапсырма, бір орындаушы және сегіз сағаттық жұмыс күні. Ештеңе ұмытпай, бәрін орындауға қалай үлгеруге болады? Бұл сұраққа жауапты Украина халқы топшалап бере алатын сияқты, себебі 2019 жылғы Google Trends мәліметтері бойынша, олар «тайм-менеджментке» қарағанда «pomodoro» сөзін 3 есе жиі іздеген екен. Рomodoro әдісін қолдану үшін –смартфон, блокнот және қалам болғаны жеткілікті.
Бұл әдіс – тапсырмаларды белгілі бір интервалмен орындау техникасы арқылы жүзеге асырылады.
Pomodoro жүйесінің сертификатталған гиді – қазіргі Cirillo Consulting компаниясының иесі Франческо Сирильо. 80-ші жылдары оқуға аз уақыт жұмсағысы келген студент Франческо үй тапсырмасын орындауға бірдей қысқа уақыт кезеңіне бөлу арқылы эксперимент жүргізуді ұйғарады. Өзін-өзі бақылау үшін ол – әр 10 минут сайын белгі беретін, қызанақ пішініндегі асүй таймерін қолданады. Бұл оның тапсырманы дең қойып орындауына көмектескенін байқайды, өйткені ол он минуттан кейін демалатынын біліп отырды. Осылайша, Франческо тайм-менеджменттің Pomodoro техникасын жасады. Техника өз атауын қызанақ кейпіндегі таймерден алды: итальян тілінен аударылған «pomodori» «қызанақ» дегенді білдіреді. Уақыт өте Франческо Pomodoro-ны толыққанды жүйеге айналдырды.
Pomodoro әдісінің техникасы
Жақын арада (мысалы, бір аптада) орындалуы керек тапсырмалардың тізімін жасау керек. Мұндай тапсырмалар «белсенді» деп аталады. «Белсенді» тапсырмалар тізімінен бүгін орындағыңыз келетіндерді белгілейсіз. Сосын оларды бүгін орындау керек тапсырмалар тізіміне қосасыз.
Бүгін орындау керек тапсырмаларды маңыздылығына қарай дәрежелеп, таймерді 25 минутқа орнатыңыз да, бастаңыз!
25 минут өткеннен кейін — 5-10 минут үзіліс жасаңыз. 4 «рomodoro» өткеннен кейін 15-20 минуттық толық үзіліс жасаңыз.
Pomodoro техникасының ерекшелігі неде?
Pomodoro әдісін қолдану арқылы белгілі бір тапсырманы орындау барасында алаңдаушылық және ойдың жан-жақа шашырау қаупі туындамайды, себебі түпсанаңыз 25 минуттан кейін 5-10 минуттық үзіліс бар екенін біліп тұрады. Сондықтан ми 25 минуттың ішінде неғұрлым тиімді жұмыс істеуге кіріседі, яғни аз уақытта көп тапсырманы орындауға тырысады.
Помодоро принципі: «Көп тапсырманы аз уақытта орындаңыз». Сіз басқа мәселелерге, сондай-ақ әлеуметтік желілерге алаңдамай, миыңызды қажетсіз ақпаратпен шамадан тыс жүктемей белгілі бір тапсырмаға білек сыбана кірісесіз.
Содан кейін күн соңында тапсырманы қаншалықты тиімді орындағаныңызды және қанша уақыт кеткеніне талдау жасай аласыз. Мақсат пен оған жету үшін тапсырмалар арасындағы тікелей байланысты көре бастайсыз. Мақсатқа шағын қадамдармен (тапсырмалар) қол жеткізіледі және сіз оның қай кезеңінде екеніңізді — күніне сызылған тапсырмалар саны арқылы түсіне аласыз.
Сіз өзіңіздің тапсырманы орындау жылдамдығыңызға және қажеттілігіңізге сәйкес әдісті теңшей аласыз. Мысалы, помодоро немесе үзіліс ұзақтығын арттыру арқылы.
Осы әдісті ідетке айналдыру арқылы тапсырмаларды тиімді жоспарлауды үйренесіз. Pomodoro-мен күніңізді жоспарлағанда, ең маңызды тапсырмаларды таңдайсыз да, әр тапсырманың қанша уақыт алатынын болжайсыз.
Помодоро техникасын қандай жұмыстарда қолдануға болады?
Сіздің жұмысыңыз келесідей белгілерді қамтитын болса, осы техниканы тапсырманы орындау үшін қолдана аласыз:
- ұзақ уақыт қажет ететін монотонды жұмыс істесеңіз — мысалы, фоторетушерлік;
- топтық емес жұмыс болса — мысалы, штаттан тыс копирайтер;
- жаңа тапсырмаларды алудан қорықпасаңыз;
- бір сарынды тапсырманы орындаудан тез шаршайтын болсаңыз.
Pomodoro-ның 6 ережесі
Бірінші ереже: Тапсырмалар тізімін жазыңыз.
Франческо Pomodoro-ны алғаш рет ойлап тапқанда, ол күнделікті әрекеттерін жоспарламады. Ол таймерді іске қосып, «кеше» істеу керек болған тапсырмаларды орындай бастады. Сіз де солай істеуіңізге болады, бірақ белсенді тапсырмалар мен бір күндік тапсырмалар тізімін жасақтау, сізге бірнеше артықшылықтар береді: жұмысыңыздың толық көлемін көресіз, бірінші кезекте нені орындау керек екенін біліп, мақсатқа саналы түрде қарайсыз.
Екінші ереже: Жұмыс күніңізді «помодороларға» бөліңіз.
Мысалы, стандартты сегіз сағаттық жұмыс күні 14 помодороға тең. Күнделікті жұмыстың тізімін жасау арқылы сіз қайсысына көп уақыт, қайсысына аз уақыт жұмсау керек және қайсысын ертеңге қалдыруға болатынын алдын ала біліп отырасыз.
Үшінші ереже: Pomodoro ұзақтығын қажеттілігіне сай бейімдеңіз.
Әдістің стандартты уақыты тапсырмаға толыққанды зейін қоюға мүмкіндік бермесе, помодорос пен үзілістердің ұзақтығын пропорционалды түрде арттырып көріңіз: мысалы, 50 минут жұмыс істеңіз, 10-20 минут демалыңыз. Егер сіздің күнделікті тізіміңізде электрондық хаттарды сұрыптау және клиенттерге қоңырау шалу сияқты көптеген кішігірім тапсырмалар болса, помодоро мен демалыс уақытын пропорционалды түрде қысқартуға тырысыңыз: 15 минут жұмыс және 4-5 минуттық үзіліс. Сондай-ақ, шағын тапсырмаларды бір «помодороға» топтастыруға болады.
Төртінші ереже: Үзіліс жасау – маңызды.
Техниканы қалай бейімдесеңіз де, үзіліс міндетті түрде болу қажет: помодородан кейін 5-10 минут, қатарынан төрт помодородан кейін 15-20 минут. Помодоро техникасындағы үзілістің негізгі шарты – миға ауыртпалық түсіретіндей әрекеттерден аулақ болу. Кофе ішіңіз, тамақ ішіңіз, кеңседе серуендеңіз немесе Димаш Құдайбергеннің жаңа әнін тыңдаңыз.
Бесінші ереже: Жұмыстан ойыңыз бөлінді ме? Таймерді тоқтатыңыз.
Егер сыртқы факторлардың әсерінен ойыңыз бөлініп, жұмысты тоқтатсаңыз, таймерді өшіріп, мәселені шешкеннен кейін қайта таймерді орнатып, помодоромен жұмысты жалғастырыңыз.
Алтыншы ереже: Таймерді мерзімінен бұрын өшірмеңіз.
Тапсырманы орындап қойған болсаңыз және таймерде уақыт қалса, келесі күнге тапсырмаларды жоспарлаңыз, жұмыс мәселесін әріптестермен талқылаңыз немесе шағын тапсырманы орындап «помодороны» аяқтаңыз.
Pomodoro-мен жұмыс істеу кезінде біреу немесе бір нәрсе сізді алаңдатса, не істеу керек?
Pomodoro техникасымен жұмыс істеу – оң әдетті қалыптастыру деуге келеді. Pomodoro-мен жұмыс істеудің алғашқы бірнеше апталары – адаптация кезеңі. Компаниялар CRM немесе тайм-трекинг жүйелерін енгізгенде де осындай кезеңді өткереді.
Әдете адаптация кезеңінде шұғыл қоңыраулар немесе әріптестердің сұрақтары сізді жиі алаңдатады. Тиімділігіңіз төмендемеуі үшін не істеу керек?
- Егер біреу алаңдатса
Тіпті фриланста жұмыс істейтіндер де кей кезде шұғыл қоңырауларға жауап беруі, хат алмасу арқылы жұмыс мәселелерін шешуі және әлеуетті тұтынушылардың сұрауларын өңдеуі керек болып жатады. Сондықтан егер біреу сіздің Pomodoro кестеңізді бұзса, мына алгоритмді қолданып көріңіз:
Әңгімелесушіңізге дәл қазір маңызды тапсырманы шешіп жатқаныңызды айтып, оның мәселесін талқылауға болатын уақытты ұсыныңыз. Бұл үзіліс кезінде болуы мүмкін немесе сіз келесі помодороның бір бөлігін талқылауға қалдыра аласыз.
Кездесуді (егер ол кеңседе болса) немесе смартфонға «еске салу» қоңырауын орнатып қойыңыз.
«Помодоро» аяқталғаннан кейін адаммен кездесіп немесе қоңырау шалып, оның мәселесін талқылауды ұсыныңыз.
- Егер бір нәрсе сізді алаңдатса
Pomodoro шеңберінде жұмыс істеп жатқанда шұғыл тапсырма шығып қалған жағдайда – тапсырманың жанындағы параққа белгі қойып (мысалы, жұлдызша «*»), өзіңізге түртіп алыңыз. Осы шұғыл тапсырманы бір күндік тізімнің ішіне енгізіп, помодоро аяқталғаннан кейін онымен жұмысты бастаңыз. Бәрі бір де рomodoro шеңберінде істеп жатқан тапсырмаңыз маңыздылығы жағынан жаңа түскен тапсырмадан басымырақ екенін ұмытпаңыз.
Алайда «помодоро» тапсырмасын тоқтатып, қалайда келіп түскен тапсырманы орындау керек болған жағдайда – аяқталмаған «помодороның» жанына белгі (мысалы, сызықша «-») қойып кетіңіз. Бұл белгі неге бастапқы тізімде көрсетілгеннен көп тапсырмалар болғанын және күннің соңында неге әлі аяқталмаған тапсырмалар бар екенін түсінуге көмектеседі.
Pomodoro техникасының тиімділігін қалай бағалауға болады?
Жұмыстың тиімділігін бағалау үшін «помодородағы» жұмыс тізімінің басына және соңына 3-5 минуттан уақыт қалдырып отырыңыз: жұмыс күнінің басында уақыт қалдыру — алдыңғы күннің қорытындысын шығару үшін керек, ал соңында – бүгін қандай тапсырмаларды аяқтағаныңызды түсіну үшін.
Жоғарыда атап өткен барлық белгілерді де (апострофтар мен сызықшалар) талдауға болады. Олар сізге қандай тапсырмаларды орындау оңай болғанын және қайсысы соншалықты қиын немесе қызықсыз екенін, сондай-ақ тапсырманы орындау кезінде қаншалықты ойыңыздың бөлінгенін көрсетеді.
Pomodoro қолданбалары мен қызметтері
Windows:
TeamViz – тегін таймер және тапсырмалар менеджері.
Tomighty – компьютердің төменгі жағындағы тапсырмалар тақтасында хабарлама ретінде көрсетіліп тұратын бағдарлама.
Android:
Рomodoro таймері – минималистік дизайн үлгісінде жасалған тегін таймер. Мұнің ерекшелігі бонус ретінде үзіліс кезінде бес минуттық гимнастика бағдарламасын ұсынады.
Clockwork Tomato – бұл «жұмыс үстеліне» арналған виджет түріндегі таймер қолданбасы.
Pomotodo – статистиканы талдау мүмкіндігі қарастырылған өте ыңғайлы таймер.
iOS
Flat Tomato – тамаша дизайндағы қосымша ақылы қолданбалар қарастырылған таймер. Бағдарламаны қосымша қолданбаларын сатып алмай да қолдана беруге болады.
Focus To-Do: Pomodoro Timer & Do List — бір күндік тапсырмалар тізімін жазу мүмкіндігі қарастырылған «pomodoro» таймері.
Браузер
Tomato’Clock – Google Chrome қосымшасы. Бұл жерде стандартты «помодоро» ұзақтығы (25 минут жұмыс және 5 минут демалыс) көрсетілген, алайда параметрлерін өзіңізге ыңғайлы етіп өзгерте аласыз.
Pomodoro сағаты – Mozilla Firefox қосымшасы. Жоғарыда айтылған «Pomodoro» таймерлерінің ішінде ең қарапайымы. Кеңейтім коды GitHub сайтында қол жетімді.
Worksection – бұл көптеген пайдалы құралдары бар қосымша: уақытты бақылауға және жалақыны есептеуге арналған трекер, жұмыс тиімділігін талдауға арналған есептер және тапсырмаларды басымдылық бойынша бөлу қарастырылған.
Тайм-менеджменттің тағы бір әдісі – Эйзенхауер матрицасы.
Эйзенхауэр матрицасы – тапсырманы маңыздылығына қарай бөліп, оны тиімді орындау әдісі. Яғни маңызды жұмысты уақытында істеп, қажеті шамалы нәрсеге уақытты босқа өткізбеуге көмектеседі. Бұл – жеке және жұмыс уақытының ара-жігін ажыратуды және тиіміділікті арттыруға көмектесетін жоспар құруды үйренгісі келетін кез келген адамға қолайлы. Матрица төрт шаршыдан тұрады: шұғыл және маңызды, шұғыл және маңызды емес, шұғыл және маңызды емес, шұғыл емес және маңызды емес. Мұндай матрица идеясы атақты Паретоның «20/80 (20% күш-жігер – 80% нәтижеге әкеледі және керісінше) ережесіне» сәйкес келеді.
Тапсырмаларды осындай әдіспен бөлу идеясы АҚШ-ты 1953 жылдан 1961 жылға дейін басқарған 34-ші президенті Дуайт Эйзенхауэрден бастау алды. Эйзенхауэр АҚШ тарихындағы мықты президенттердің бірі болды.
«Менде екі түрлі мәселе бар: шұғыл және маңызды. Шұғыл – маңызды емес, маңыздысы шұғыл емес» – Дуайт Эйзенхауэр.
Эйзенхауэрдің әдісін американдық кеңесші Стивен Кови танымал етті, ол оның «Тиімділігі жоғары адамдардың 7 дағдысы» кітабында көрініс тапты.
Әдістің тиімділігі Мэн Чжу, Ян Ян и Кристофер Хси деген ғалымдар жүргізген 2018 жылғы экспериментпен расталды [1]. Олар экспериментті «адамдар әртүрлі дәрежедегі шұғыл және маңызды таңдауларға тап болғанда, олар қайсысына басымдық беруі керек?» деген қарапайым сұрақтың жауабын табу үшін бастаған еді. Ғалымдар экспериментке қатысушылардан қандай тапсырмаға басымдық беретіндері туралы сұрады. Шұғыл тапсырмаларды өздерін «қолдары тимейтін, жұмысбасты» деп сипаттайтын адамдар таңдады. Бірақ олардан белгілі бір тапсырманы таңдағанда, оның салдары туралы ойлануды сұрағанда, олар маңызды тапсырмаларды таңдады.
Эйзенхауэр матрицасын қалай пайдалану керек?
Матрицаны толтырмас бұрын, бірнеше күн қандай тапсырмаларды орындайтыныңызды және оларға қанша уақыт кететінін бақылаңыз. Бақылап болған соң, тапсырмалар тізімін жасап, әрқайсысысын үш сұрақ бойынша талдаңыз:
- Тапсырма мен үшін шұғыл болды ма?
- Тапсырма мен үшін маңызды болды ма?
- Мен мұны істей алатын жалғыз адаммын ба?
Бұл жерде негізгі сөздер – «мен үшін». Тапсырманы бөлу және бағалау сіздің жақын адамдарыңызға немесе әріптестеріңізге емес, сізге қажет нәтижелерге негізделуі керек.
Тапсырмаларды матрицаларға жіктегенде, міндеттердің көбі қай шаршыға түскеніне мән беріңіз. Әр шаршыдағы тапсырманы ретімен орындаңыз. Болашақта жеке және жұмыс тапсырмаларын бірге есептегенде, бір шаршыға сегіз тапсырмадан аспайтын тізім жасауға тырысыңыз. Жаңа тапсырманы қоспас бұрын, тізімнің ішінен бір тапсырманы орындаңыз.
Бірінші шаршы – шұғыл әрі маңызды тапсырмалар
Әріптесіңіз сырқатына байланысты демалысқа шыққанда, тез арада аяқтау керек жобаны өз мойныңызға алу, үш сағаттық дедлайн қойылған тапсырманы орындау немесе қатты ауырсынып тұрған тісіңізді емдету – бұлардың бәрі шұғыл әрі маңызды мәселелерге жатады. Яғни бұл тапсырмалар тез арада шешуді қажет етеді. Әдетте олардың қысқа әрі нақты мерзімдері болады және орындалмаған жағдайда салдары қиындықтарға әкеп соқтырады. Мұндай шаршыға дағдарыстар немесе форс-мажорлық жағдайлар салдарынан туындаған мәселелерді жатқызамыз.
Тізіміңізде мұндай тапсырмалар саны көп болса, сіз қиындықтарға тап болуыңыз мүмкін. Егер тек шұғыл әрі маңызды мәселелердің айналасынан шығалмай қалсаңыз, күйзеліс, эмоционалды күйреу және бақылауды жоғалту сезіміне тап боласыз. Сондықтан бірінші шаршыға жататын тапсырмаларды алмауға немесе арылуға тырысыңыз. Шұғыл және маңызды міндеттер сырттан келген жағдайда, яғни біреудің тапсырмасымен немесе өтінішімен, мұның алдын алуды ойлаңыз. Мысалы, бастықпен, әріптестеріңізбен немесе клиентпен жұмыс жүктемеңізді қайта бөлу немесе жұмыс жоспарыңызды өзгерту туралы сөйлесіңіз.
Екінші шаршы – шұғыл емес, бірақ маңызды тапсырмалар
Спорт залда жаттығу, тілдерді үйрену және біліктілікті арттыру курстарына қатысу – бұл мәселелерді шешуге емес, өзін-өзі дамытуға бағдарланған міндеттер. Яғни бұл әрекеттер ұзақ мерзімді, бірақ құнды нәтижелерге жетуге көмектеседі. Олардың белгілі бір дедлайны болмауы мүмкін, сондықтан біз жиі маңызды, бірақ шұғыл емес тапсырмаларды шұғыл тізімдегі тапсырмаларға қосамыз.
Пайдалы подкасттар тыңдау – ертеңінен бастап көбірек табыс табуыңызға көмектеспеуі мүмкін, бірақ ол – алдағы уақытта білім алу жолын жоспарлау арқылы табысты арттыруға көмектеседі. Бұл шұғыл емес, бірақ маңызды. Егер шаршыңызда мұндай тапсырмалар тізімі көп болса, өз ресурстарыңызды маңызды деп санайтын нәрсеге жұмсап жатқаныңыз. Мұндай жағдайда сіздің стресс деңгейіңіз төмендейді және инвестицияларыңыздың алғашқы нәтижелерін көре бастайсыз.
Бұл – идеалды шаршы. Сондықтан да осы шаршы тізіміне жататын тапсырмалар санын арттырудан қорықпаңыз.
Үшінші шаршы – шұғыл, бірақ маңызды емес тапсырмалар
Бұл шаршыға электрондық поштаны, мессенджерлерді тексеру, құжаттарды жіберу, ыдыс-аяқ жуу сияқты басқа да үй шаруалары тапсырмаларын жатқызуға болады. Бұл – күнделікті тапсырмалар және әдетте мұндай жұмыстың нәтижесі өзіңізге қарағанда, басқа адамдарға маңыздырақ, яғни мұндай тапсырмалар сізді мақсатыңызға жақындатпайды деп топшалауға болады. «Мұны ертең жасаңыз» кітабының авторы Марк Форстер мұндай тапсырмаларды «тиімсіз жұмысбастылық» деп атайды және «керек жұмысты» орындауға кедергі келтіретіндігін айтады.
Үшінші шаршыға жататын тапсырмалар тізбегінің көп болуы «шапшандық» эффектісін байқатады: орындалған жұмыс тізімдеріне белгі қою (мысалы, + белгісі) арқылы, оның санының көптігін көріп, «драйвты» сезінесіз.
Әйгілі инвестор Уоррен Баффет айтқандай, күнде ұйықтар алдында міндетті түрде «бүгін тиімді жұмыс істей алдым ба, жаңа нәрсе үйрендім бе?» деген сияқты өзіңізге сұрақ қоюыңыз керек. Егер сұрағыңыздың жауабы орындаған тапсырмалардың өміріңізде пайдасыз екендігін көрсетсе, тізімді қайта қарастырыңыз. Өйткені іштей «дұрыс емес нәрсемен айналысып жүрмін» деген сынды сезім пайда болады да, өзіңізге де, өміріңізге де қанағаттанбаушылық күшейе түседі.
Мұндай жағдайда не істеу керек? Стивен Кови мұндай міндеттерді басқа адамдарға да жүктеу арқылы шешімін табуға болады дейді: отбасы мүшелері, әріптестер, жеткізу қызметтері, жеке көмекшілер, тазалау қызметтері және мердігерлер арқылы. Бұл ретте, бастысы – тапсырмаларды дұрыс бөлу. Басқа адамдарға жүктеу мүмкіндігі болмаса, олардың әсерін азайту керек. Мысалы, мессенджер хабарландыруларын өшіру, басқа адамдарға тапсырманы орындауыңызға қанша уақыт қажет болатынын нақты айту және тапсырмалар тым көп болып кетсе, «жоқ» деп бастарта білу.
Төртінші шаршы – шұғыл емес және маңызды емес тапсырмалар
Төртінші шаршыға – кино қарауды, әлеуметтік желілер лентасын ақтаруды, телефон арқылы құрбыңмен әңгімелесуді кіргізуге болады. Мұны «уақыт өлтіруші тапсырмалар» дейді: біз осындай әрекеттерге тіпті сағаттап уақыт жұмсаймыз да, бірақ перспективада пайда көрмейміз. Әрине, алаңдауға, босаңсуға, жалқаулыққа ұмтылу табиғи нәрсе. Эйзенхауэрдің өзі жұмыс уақытында гольф ойнағаны үшін сынға ұшыраған. Бірақ гольф пен бридж, оның стрессі көп президенттік жұмысы мен жеке уақыты арасындағы балансты ұстауына көмектесті.
Ұзақ мерзімді перспективада «уақыт өлтірушілер» мақсатқа жетуге кедергі келтіреді. Мұны 2019 жылы Қолданбалы психология журналында жарияланған зерттеу де дәлелдеді [2]. Зерттеуде ғалымдар «уақыт өлтіруші» әрекеттер қызметкерлердің келесі күнгі өнімділігіне әсер ететіндігін анықтады. Ғалымдар телешоуларды тамашалаған жұмысшылардың ертесі күні жұмысқа жақсы көңіл-күймен келгенін байқады, алайда апта соңына қарай олардың көңіл-күйлері нашарлап, мотивациялары төмендеген. Ал спортпен, йогамен, медитациямен айналысқан, музыка тыңдап, басқаларға көмектескен қызметкерлер өздерін сабырлы және ынталы қырларынан танытқан.
Төртінші шаршыға жататын тапсырмалар саны көп болса, күнделікті қарбалас жұмыстардан шыға алмай, тығырыққа тірелуіңіз мүмкін. Осылайша, эскапизм мен стресске түсіп, проблемалардан қаша бастайсыз.
Тайм-менеджменттің келесі әдісі – Getting Things Done (GTD).
Getting Things Done әдісі дегеніміз не немесе тапсырмаларды қалай ретке келтіруге болады?
Сонымен, Getting Things Done, GTD (ағылшын тілінен аударғанда – «тапсырмаларды соңына дейін жеткізу») – бұл Дэвид Алленнің тапсырмаларды дұрыс ұйымдастыру және бақылау арқылы жеке тиімділікті арттыру әдісі. Бүгінгі таңда Дэвид Аллен – ұйымдастыру және жеке тиімділікті арттыру саласындағы жетекші маман.
Көптеген адамдар Getting Things Done әдісін тым күрделі және онда шұғыл/кенет шаруалардың орын алуы қарастырылмаған деп санайды. Бұған Аллен «қажеті жоқ нәрселерді» жоспарлауды ұнатпаймын деп жауап береді. Бір қызығы, әдіс авторы өзін ең ұйымдаспаған және бейрет шешімге бейім адамдардың бірі деп санайды. GTD әдісін ойлап тапқаннан кейін, ол өзінің қалаған нәрсесін жасауына көп еркіндік алғанын, анық және еркін ойлана бастағанын және барлық істерді шабыттанып орындайтынын байқаған.
Біздің миымыз идеяны сақтауға емес, оны құруға арналған.
Дэвид Алленнің айтуынша, біздің миымыз идеяны сақтауға емес, оны құруға арналған. GTD әдісінің арқасында ми «ақпаратты сақтау» міндетінен босатылып, идеяларды іске асыруға көбірек энергия бөле бастайды. Дэвид Аллен ми жұмысының бұл табиғи күйін — «су тәрізді сана» — таза және мөлдір дейді.
Біз ақпарат көлемінің үлкендігіне байланысты үнемі толқу мен шиеленіс сезімдерін бастан кешуге үйреніп қалдық. Мұндай күйде шығармашылықпен айналысу, жаңа нәрсе ойлап табу өте қиын, өйткені ми мен жад күш-жігерін ақпаратты сақтауға жұмсай бастайды.
Аллен бұл күйді «шұғыл сканнерлеу модальдігі» деп атайды. Бұл түсінікке қарапайым мысал келтірсек, «қазір қандай өртті сөндіру керек болып қалар екен?» деп көкжиектен көзін алмай, дабыл сигналын күтіп отырған өзіңізді елестетіңіз. Міне, осылай үнемі мазасыздық сезімі туындауын Аллен «шұғыл сканнерлеу модальдігі» деп атайды.
Сондықтан тек жоспарлаумен айналыспай, тапсырмалардың ретін белгілеп, оларды орындауға көшкен жөн. Көпшілігіміз «бастапқы жоспарлау» кезеңінде-ақ энергиямыз бен тиімділігімізді жоғалтып алып жатамыз.
Getting Things Done әдісі – тапсырмаға қатысты ақпаратты сақтауға, бақылауға және пайдалануға көмектеседі. Сондай-ақ стресстен арылтып, ойларыңызды, идеяларыңызды, күнделікті әрекеттеріңізді және алдағы жоспарларыңызды ретке келтіреді.
Ендігі осы әдістің кезеңдерін нақты мысалдар арқылы талдайық.
Ақпаратпен жұмыс істеудің 5 кезеңі
Күнделікті ойымызда жүретін міндеттер, маңызды деректер, санамызда құралатын жоспарларды Дэвид Аллен, бір сөзбен, «ашық цикл» деп атайды. Оның анықтамасы бойынша, «ашық цикл» – аяқталмаған міндеттемелер. Егер «ашық циклді» адам қағаз бетіне жүйелеп жазбай, ойында сақтап, бақылап жүретін болса, өз фокусы мен энергиясын сол ақпаратты мида ұстап отыруға шығындайды. Ол – адамның тиімді жұмыс істеуіне теріс әсер етеді.
Осы ретте, GTD тапсырмаларды бақылап, тиімді жұмыс істеудің бес қадамын ұсынады:
- Ақпарат жинау. Ойда жүрген барлық ақпаратты, идеяларды, тапсырмаларды, жобаларды дәптерге, тапсырмаларды жоспарлауға арналған бағдарламаларға немесе электрондық поштаға тізіп жазыңыз.
- Өңдеу. Жиналған ақпараттың орындалу реттілігін жасап, шұғыл тапсырмаларды айқындап, тізбекті өңдеңіз.
- Ұйымдастыру. Тапсырманың орындалуын нақтылаңыз: мерзім қойыңыз, бірлесіп жасау мүмкіндігі болса, жұмыстың жартысын жүктеңіз, тапсырмаларыды сұрыптаңыз.
- Шолу жасау. Тізіміңізді жиі бақылап отырыңыз, қосатын тапсырмалар болса қосып, орындалғандары алып тастаңыз.
- Әрекет ету. Маңызды тапсырмалармен жұмыс жасаңыз.
Бұл әдіспен жұмыс істеу бастапқы кезеңде қиын әрі ұзақ уақыт талап ететіндей болуы мүмкін. Алайда жүйелі түрде қолдана бастағанда, әдістің қаншалықты тиімді, пайдалы екенін байқайсыз. Дедлайн өткізіп алу немесе тапсырманы орындауды ұмытып кету сияқты жағдайлардан құтыласыз.
GTD арнайы құралды, қолданбаны немесе қызметті қажет етпейді. Аллен тіпті сандық немесе аналогтық жүйелерді қолданбауға кеңес береді. Айтуынша, кез келген тұрақты тиімділік жүйесі мүмкіндігінше қарапайым болу керек.
Time Blocking әдісі
Жұмысқа ден қойып, оны тыңғылықты орындауға барлық жағдай жасасақта, әйтеуір ойымызды бөліп, тапсырмамыздан алшақтататын жағдайлар туындап тұрады. Құдды ғалам «ал осындай жағдайда не істей аласың, не де болса тапсырмаңды аяғына дейін жеткізесің бе, әлде тапсырмаларға көміген бойы тиімділігіңді жоғалтасың ба?» деп тұратындай…
Кеселін тигізген пандемия да жаңа жағдайда қашықтан жұмыс істеуге мәжбүрлеп, ақпаратпен «бомбалаған» кезде жағдай одан сайын қиындады. Телефондарға келетін үздіксіз хабарландырулар, хаттар, тапсырмалар, ақпараттар, мұның бәрі жұмыстан көңілімізді бұрып, тапсырмаға фокус қоюға мүмкіндік бермейді. Мұндай жағдайда жұмыс істеу қиын. Кейбіреулер үшін бұл тіпті мүмкін емес.
Осындай жағдайда көмекке келетін – «Time Blocking» әдісі.
Time Blocking деген не?
Қазір сіздің балаларыңыз өз әлемдерін құрастыру үшін пайдаланып жүрген Лего ойынын білесіз бе? Time Blocking дәл сол конструкторға ұқсас. 24 сағатты минутқа бөлсек, тәулігіне 1440 минут. Бұл – біздің уақыт блоктарымыз. Балалар Легодан үй құрайтыны сияқты, біз де осы уақыт блоктарынан күнімізді құра аламыз.
Time Blocking әдісі – шектеулі уақыт ішінде көп тапсырманы орындауға бағытталған. Бұл әдісте жұмыс күнін блокқа бөліп, оның әрқайсысын әртүрлі тапсырманы орындауға арнай аламыз.
Әлемдегі ең мықты адамдар, Илон Масктан бастап Билл Гейтс пен Кал Ньюпортқа дейін Time Blocking әдісін қолданады. Әдістің тиімділігін бақағаннан қолданулары керек. Жұмысқа ден қоя алмай, ойы бөлініп жүрген әрбір адам осы әдісті қолданып көруі керк.
Орыс энтомологы Александр Любищев (1890 – 1972) уақытын бақылау үшін 56 жыл қатарынан есебін жүргізді. Ал қазіргі заманда әрбір адам үшін, ол тіпті қажет. Өйткені күн өзгермейтін 24 сағаттан тұрады және күн сайын ақпараттың саны артпаса, кеміп жатқаны жоқ.
Time Blocking қалай жұмыс істейді?
Бір қарағанда, әдіс өте қарапайым болып көрінеді. Бірақ адамзат тарихы көрсеткендей, ең қарапайым әдістердің тиімділігі жоғары болады. Time Blocking ойдың бөлінуі мен қабілетін төмендету ықтималдығын азайтады.
Жалпы жұмыс тапсырмаларын екі түрге бөліп қарастыруға болады: күрделі және шағын.
Күрделі тапсырмалар: бағдарламалау, сайт жасау, дизайн, маркетинг жоспарын құру, мақала жазу және т.б. Әдетте мұндай тапсырмалар фокусты және терең ойлануды қажет етеді.
Шағын тапсырмалар: электрондық поштаны тексеру, сөйлесу, телефон шалу, хабарламаларға жауап беру және т.б. Мұндай тапсырмаларды топтастыру арқылы оларға тым көп уақыт жұмсамай, күрделі әрі маңызды тапсырмаларға энергияны үнемдей аласыз.
Белгіленген уақыт ішінде бір тапсырмамен жұмыс істеу, оған зейін қойып, басқа тапсырмалардың процеске кедергі жасамауын қамтамасыз етеді. Сіздің барлық ресурстарыңыз бір тапсырмаға бағытталған кезде, басқа тірліктерге алаңдамай, жақсы нәтижелерге қол жеткізесіз.
Blocking жұмсалған уақытты бақылауға көмектеседі
Time Blocking әдісі арқылы күніңізді жоспарлауға дағды қалыптасқанын, сондай-ақ жеке продуктивтілік диаграммаңыздың артқандығын көре аласыз. Әрбір тапсырманың орындалуы қанша уақытқа созылатынын түсіне бастайсыз, яғни күнделікті жоспар апта сайын дәлірек болады. Ең бастысы – әдісті қолдануды тоқтатпау.
Осылайша, бұл әдіс әртүрлі процестерге қанша уақыт жұмсайтыныңызды және жеке тиімділік деңгейін арттыру туралы ойлануға мүмкіндік береді.
Әдіс барлығына тиімді ме?
Универсалды шешім болмайтыны белгілі. Бұл әдіс реактивті жұмыс істейтіндер үшін тиімді болмауы мүмкін. Мысалы, жұмысы негізінен шұғыл жағдайларды шешуден тұратын – қолдау орталықтары мамандары үшін. Мұндай жұмысты уақыт бойынша бағалау мүмкін емес.
Дегенмен күніне бірнеше сағат бөлуді талап ететін ағымдағы тапсырмалары бар адамдар үшін бұл әдіс өте пайдалы. Тыныштықты сезініп, өз жұмысын үнемі жетілдіріп отырғысы келетіндер үшін де пайдалы, өйткені олар әр күннің жоспарланғанын, тапсырмалар орындалып жатқанын және бәрі бақылауда екенін біліп отыратын болады. Сондай-ақ нәтижеге қарай жұмыс істейтін адамдар үшін таптырмас әдіс.
Time Blocking әдісін пайдалану және түсіну өте оңай. Бірақ оны дұрыс қолданбаған жағдайда зардабы болу мүмкін.
Ендеше Time Blocking әдісін қолдануда жиі кездесетін бес қателікті мысалға келтірейік:
- Әр минутты блоктау, яғни тапсырмаларды орындау үшін тәуліктің 24 сағатын да блоктарға бөліп, жоспарлау;
- Кестені қатаң сақтану, яғни белгілі бір мәселелер немесе жағдайлар туындаса да тапсырмаларға өзгеріс енгізбей, қатаң түрде графикті ұстану;
- Тапсырманы орындау уақытына тым оптимистік көзқараспен қарау, яғни күрделі жұмыстарға тым аз уақыт бөлу;
- Жұмыс блоктарының арасына үзіліс қоймай, тапсырманы орындап шығуға тырысу;
- Блоктарды тек күрделі не керісінше тек жеңіл тапсырмалармен толтыру.
Жұмыс барысындай осындай қателіктердің жіберілуі, Time Blocking әдісін сіз үшін тиімсіз етеді. Продуктивтілікті арттыру үшін пайдаланудың орнына, энергияңызды жоғалтып, әдіске, жұмысыңызға, тіпті әріптестеріңізге деген жек көрушілік сезімін тудыруыңыз мүмкін.
Біз қарастырған тайм-менеджменттің әдістері эмперикалық дәлелдерге сүйене отырып жасалған. Әрбір әдістің өзіне тән ерекшелігі бар. Сондықтан жұмыс түріне, тапсырманың ауқымына, орындалу процесіне, қолданыс дәрежесіне байланысты тиімді әдісін қолданып, продуктивтілікті арттыруға болады. Әдістердің барлығы тек уақытты үнемдеуге немесе тапсырманы орындап үлгеруде ғана септігін тигізбейді, сондай-ақ стрессті төмендетіп, ішкі балансты сақтауға көмектеседі.
Шындығында, тайм-менеджмент – кең ауқымды идеологиялық мақсаттарды жүзеге асыру үшін өмірді ұйымдастыру құралы. Уақытты басқара білу – сіздің болашағыңызды айқындайды. Алдағы уақытты сізді не күтіп тұрғанын көрсетеді: сәттілік немес сәтсіздік. Жоғарыда атап өткендей, уақыт – таптырмайтын және қалпына келмейтін ресурс, ең құнды байлық. Оны жинақтау немесе шығынын өтеу мүмкін емес. Адамның қолымен жасалған барлық нәрсе уақытты талап етеді. Уақытты неғұрлым тиімді пайдаланса, адам соғұрлым көп нәрсеге қол жеткізеді. Тайм-менеджменттің ерекше танымалдығы экономикалық саладағы өзгерістермен және қазіргі қоғамның құндылық бағдарларының өзгеруімен байланысты. Тайм-менеджмент – бұл сіздің уақытыңызды басқаруға арналған практикалық ұсыныстардың жиынтығы ғана емес, ол өз уақытын жоспарлау табысқа жету құралына айналатын заманауи адамның көрінісі.
Бүгінде барлық табысты адам продуктивтілік дәрежесіне байланысты жетістіктерге жетіп отыр. Яғни олар белгілі бір тапсырмаға қаншалықты көп уақыт жұмсағанына байланысты емес, қаншалықты тиімді орындағанына қарай жетістіктеріне қол жеткізді. Тиімділік, ең алдымен, процесті емес, нәтижені білдіреді. Егер адам өзінің тиімділігін арттыруды көздесе, ол мұны істеуге нық шешім қабылдауы керек. Адамдар уақытты ысырап етуінің басты себебі – тиімділігін арттыруға әрекет жасамауы.
Жеке тиімділіктің басты құпиясы уақытты дұрыс басқаруда жатыр. Уақытты басқару арқылы өз жұмысыңызда тығырыққа тірелуіңіздің алдын аласыз. Тайм-менеджмент адам өмірін жақсартуға ғана бағытталғандықтан, әрбір сауатты адам оның әдістерімен, құралдырмен таныс болуы керек.
