21 Қыркүйек, 2018
Ойдан да жүйрік уақыт немесе Эйзенхауердің басымдықтар матрицасы

Сіз уақытпен доссыз ба? Қызық сауал. Дегенмен, бұл сауалдың артында үлкен ой жатыр. Кейде жұмыстан үйге асыққан шақта уақыт өтпейтіндей сезілсе, өзге жағдайда 24 сағаттың өзі аздық ететіндей күйде боласыз ба? Әр адамның басынан өткен жайт екені анық. «Уақыт керуеніне бөгет жоқ», - дейді дана халық.


«Біз уақытты құрал ретінде пайдалануымыз керек, диван сияқты емес», - деген екен Америка Құрама Штаттарының 35-ші Президенті Джон Кеннеди. Шынымен, күнделікті өмірде өз уақытымызды дұрыс жоспарлау арқылы көптеген істі орындап, бірқатар нәтижеге қол жеткізе аламыз. Бұл - ақиқат. Өз уақытын дұрыс қолдана алған адамның өмірінде асығыстыққа, абдырап әрекет етуге жол жоқ. Ол ешқашан кешікпейді және бір жаққа асықпайды. Осының арқасында оның өмірінде күйзеліс пен қорқынышқа ұшырау қаупі болмайды.



Уақытын дұрыс жоспарлай білетін адам сабырлы, өз-өзіне сенімді болады. Себебі, ол алдындағы міндеттерді атқаруға қанша уақыт қажет екенін алдын-ала болжай алады. Сонымен қатар, әр нәрсенің өз уақыты бар екенін түсінеді. Мұндай адам кештер мен демалыс күндерін жанұясы мен достарына, өзіне арнайды, толығымен демала алады.  



Сіз үшін бұл жайт ғажайыптай сезіледі ме? Өкінерлік жағдай. Себебі, осылай өмір сүру барысы өз уақытын белсенді түрде пайдалана алатын адамға өте таныс. Себебі, ол қарапайым мына бір формуланы жақсы түсінеді. Әр жайттан еркін болу үшін өз уақытын қолайлы түрде ұйымдастыра білу қажет. Мәселен, сіз күнделікті жұмысыңызды жақсы білесіз делік, демек күнделікті шаруаларды уақытылы және сапалы орындау сіз үшін қиын емес. Осылайша сіз өзге де жұмыстарға уақыт табасыз. Ал егер де сіз бір жұмысты бастап, кейін екіншісіне ауысып, тиянақтылыққа бой бұрмайтын болсаңыз, олар бірінің үстіне бірі жиналып, көбейе түседі. Демек, сіздің уақытыңыз да азая береді. Осылайша, «Менің бос уақытым жоқ»,  «Жұмысым көп», «Шаруаларым басымнан асып кетті» деген түрлі ойлар мазаңызды алып, сіздің жүйке жүйеңізге әсер етеді. Бұл өз кезегінде күйзеліске, шаршауға алып келеді.



Сонымен, уақытты қалай дұрыс басқаруға болады? Төменде өз уақытын басқаруға негіздейтін бірнеше ережелер көрсетілген.     



Әр бағдардың басы мен аяғы болатыны белгілі. Сіз жолға шығарда қайда баратыныңызды, қандай шаруаларды атқаратыныңызды анықтап аласыз ғой. Бұл үрдіс сіздің күнделікті өміріңізге ғана емес, алдағы келешегіңізге де қатысты болуы тиіс. Болашаққа нық қарай білу үшін мақсатыңыз бен бағдарыңызды айқындап алыңыз. Нақты нәтижесін көре біліңіз. Мәселен,  химияның атасы саналатын Менделеев химиялық элементтердің кестесін әзірлеуде алдына үлкен мақсат қоя білген. Ал Уолт Дисней өзінің алып киностудиясы болғанын қаласа, Стив Джобс өзі арзан әрі жақсы жұмыс істейтін компьютерлер туралы армандаған екен. Яғни, ең бастысы,  арманыңыз айқын болса, бағдарыңыз өздігінен анықталады.  



Арман мақсатқа, ал мақсат жоспарға айналуы тиіс. Әлемдегі үлкен табыстарға қол жеткізген адамдардың күнделікті, айларға және жылдарға, тіпті бес, он жылдық жоспарлары болған екен.



Ғалымдардың зерттеулері бойынша, егер де адам алға қойған жоспарына сәйкес әрекет етсе, оның өнімділігі 25%-ға артады. Сонымен қатар, алдын-ала әзірленген жоспар уақытты 90%-ға үнемдейді. Ертеңгі күнді бүгін жоспарлаңыз. Бұл орайда көптеген кісілер өз күнделіктерінде қандай шаруа бірінші орындалуы тиістігін, жұмсалатын уақыт пен қалай жүзеге асырылуы қажеттігін белгілеп қояды. Яғни, келесі жұмыс күні олар бірінші қай істі бастау керектігін нақты білетін болады. Бұл жерде шағын жұмыстардың көп уақытты жұмсайтынын ұмытпауыңыз тиіс. Сонымен қатар, басшылық тарапынан қосымша жұмыстардың болатыны да бар. Басшыдан келген тапсырмалардың өзектілігі, маңыздылығы мен ауқымын анықтап алыңыз да, осы жоспар бойынша әрекет етіңіз. Ең бастысы, жұмыстардың көптігінен алаңдап, алдын-ала шаршау мен қорқынышқа жол бермеңіз. Тізімге бір көз жүгіртіп, соңғы жұмысты аяқтаған кезде қандай қуаныш, мақтаныш сезімдерін сезінетініңізді елестетіп көріңіз.  



Сонымен қатар, ең көп уақыт пен күшті қажет ететін жұмыстарды артқа қалдыра бермеңіз. Сарапшылардың пікірі бойынша,  ең күрделі жұмыстарды таңертең орындаған жөн. Мәселен, таңертең сіз тыныш оймен және күшпен күрделі жұмысты атқарып тастасаңыз, күні бойы тыныштықта жұмыс істеуге мүмкіндік аласыз.



Сондай-ақ, өзіңіз үшін тиімді және пайдалы істерге көбірек ой бөліңіз. Қазіргі технологиялық заманда әлеуметтік желілер шарықтау шегіне жеткені хақ. Көптеген адамдар ғаламтор желілерінде уақыт өткізуді қалайды. Алайда, бұл уақыттың өту барысы маңызды. Яғни, сіз бұл уақытты өзіңізге қажетті мәліметті алу үшін пайдаланасыз ба, әлде мүлдем пайдасыз дүниелерге жұмсайсыз ба? Сіздің мақсатыңызға қол жеткізуге еш жәрдемдеспейтін іс-әрекеттердің барлығы босқа кеткен уақыт саналады. Арманыңыздың жүзеге асуын қаласаңыз, уақытты бос кетіруден сақ болыңыз.



Дегенмен, кез-келген жоспардың күтпеген жайттардың әсерінен бұзылуы мүмкін екендігін білеміз. Мәселен, досыңыздың немесе туысыңыздың тарапынан қандай да бір өтініш түсті. Егер де сіз аталмыш өтінішті орындай алмайтын болсаңыз, бас тарта біліңіз. Бұл жерде шешім тез қабылдануы тиіс. Өзіңіздің мүмкіндігіңіз бен қалауыңызға қарсы әрекет етпегеніңіз жөн.  



Біз әлеуметтік желілерге көп уақыт жұмсалатыны жайлы айтып өттік. Осы мәселеге толығырақ тоқталып өтсек, адамдар әлеуметтік желілерге неге көп уақыт жұмсайды? Себебі, біз ақпарат алуды қалаймыз. Яғни, әлемде орын алып жатқан мәселелерден, өзге жандардың өмірінен хабардар болу, өз өміріміздегі жайттармен бөлісу - біз үшін күнделікті үрдіс. Ал осының барлығына уақыт кетеді. Сіздің уақытыңыз - сіздің өміріңіз. Мәселен, сіз әлеуметтік желіге әр жарты сағат сайын көңіл бөлетін болсаңыз, жұмысыңыз тоқтап қалады. Содан кейін бір жұмыс екіншісіне жалғасып, олардың саны арта бастайды. Бұл сіздің жұмыс істеу қабілетіңізді ғана төмендетіп қоймайды, сондай-ақ сіздің көңіл-күйіңізге, жұмыс істеуге деген ынтаңызға өзіндік әсерін тигізеді. Ойдағы мақсатыңызды бір уақытқа ұмытпаңыз.     



Бар күшіңізді маңызды істерге бағыттаңыз. Осының арқасында өміріңіздегі барлық қажетсіз дүниелерді жоққа шығарасыз. Сонымен қатар, бірнеше істі бір уақытта қолға алуға болмайды. Себебі, сіз әр жұмысқа қажетті уақыт бөле алмайсыз, ал бұл өз кезегінде жұмыстың сапасына және уақытқа әсер етеді. Тәжірибеге сүйенсек, нақты істелген жұмыс сапасы жағынан да, уақыт жағынан да нәтижелі және тиімді болады. Негізінде, бір міндетке шоғырлану, өзге дүниеге көңіл бөлмеу - өмірде табысқа қол жеткізе білген  іскер адамдардың бойындағы қасиет. Сондай-ақ, ғалымдардың пайымдауы бойынша, біздің миымыз үшін бірнеше істі қатар алып жүргеннен гөрі бір істі аяғына дейін бітіру оңай.



Сонымен, барлық істі 4 топқа бөлу қажет: тығыз және маңызды; маңызды, бірақ тығыз емес; тығыз, бірақ маңызды емес; тығыз да маңызды емес.



Бұл әдісті америкалық президент Дуайт Эйзенхауер ойлап тапты. Президент үшін уақытты қалай дұрыс басқару мәселесі тым өзекті. Себебі, Мемлекет басшысы өзінің ғана емес, мемлекеттің үйлесімді және тұрақты жұмысына жауапты жан ғой. Эйзенхауер өзінің күрделі жұмысын дұрыс ұйымдастырудың түрлі әдістерін іздеді. Ұзаққа созылған іздеу жұмыстарының нәтижесінде өзіндік жүйені әзірледі. Ол өз мақсаттары мен міндеттерін маңыздылығы мен тығыздығына байланысты төрт санатқа бөлді. Өз әдісін ол басымдықтар матрицасы деп атады. Бүгінде бұл матрица уақытты тиімді басқарудың ең танымал құралдарының бірі болып табылады. Басымдықтар матрицасы уақытты қалай дұрыс ұйымдастыру керектігін көрсетеді, осылайша оның тиімділігін арттырады.      



Эйзенхауер матрицасы атқарылуы тиіс істерді санат бойынша бөлу арқылы тез және нақты орындауға мүмкіндік береді. Нәтижесінде, адам қай істің маңызды, ал қайсысы тығыз екендігін көреді. Ал бұл өз кезегінде уақыттың дұрыс қолдануын қамтамасыз етеді. Ал адам алдағы мақсатына қолжеткізуге қажетті қадамдарды анықтай алады.



Аталмыш матрица алпыс жылдан бері көптеген адамдарға көмектесіп келеді. Бұл матрицаны үй шаруасындағы әйелден бастап ірі кәсіпкерлерге, өндіріс алыптарына дейін қолданады.  



Уақытты тиімді пайдалану бұл матрицаның бос болуын көрсетеді. Себебі, басымдықтарды дұрыс қоя білу мен істерді уақытылы орындау көп  жұмыстың туындауын болдырмайды. Бұл жайт кей уақытта ғана болуы мүмкін, себебі, үнемі көп жұмыс дұрыс ұйымдастыра білмеу салдарынан туындайды.  



Тығыз және маңызды бөлімімен мәселелер туындамауы үшін тиянақты түрде жоспарлау және әр тармақты өз уақытында орындау қажет. Дегенмен, осы бөлімді толтыру қажет болса, бұл жерде орындалмаса да, мақсатқа қол жеткізуге кедергі келтірмейтін, қиындықтар мен күрделіліктерді тудырмайтын, денсаулықпен тікелей байланысты істер жазылады.



Сондай-ақ, міндеттерді жүктеуге болатыны туралы ұмытпаңыз. Тығыз және маңызды бөліміндегі істерді басқа адамға табыстауға болады. Егер сізге қажет болса, бұл ережені қолданыңыз.



Маңызды, бірақ тығыз емес.



Ең басым міндеттер мен істер осы жерде орналасқан. Сондықтан да, бұл бөлімге баса назар аудару қажет. Бұл - сіздің күнделікті істеріңіз. Олар уақыт жағынан тығыз болмаса да, маңызды. Мамандардың есептеуі бойынша, бұл бөліммен жұмыс істейтін адамдар өмірде үлкен табыстарға, мақсаттарының орындалуына қолжеткізеді. Олар көп қаржы табады және өз сүйікті істерімен айналысады.



Себебі, жұмыс тығыз уақытты қажет етпейтіндіктен, ол тиянақты және тиімді жолмен орындалады. Ал бұл өз кезегінде жоғары нәтижеге әкеледі. Дегенмен де, бұл бөлімде жұмысты уақытылы орындамаудың салдары бірінші бөлімге әкелетіндігін ұмытпау қажет.



Тығыз, бірақ маңызды емес.



Бұл бөлімге қатысты жұмыстар көп жағдайда алаңдатушы фактор болып табылады. Оларды орындау мақсатқа қол жеткізу жолында қандай да бір нәтижеге ие емес және пайдасы да шамалы. Көп жағдайда олар бастапқы маңызды істерге көңіл аударуға кедергі келтіреді және жалпы тиімділікті төмендетеді. Бұл жерде сіз тығыз және маңызды бөлімімен және тығыз, бірақ маңызды емес бөлімін шатастырып алмауыңыз тиіс. Кері жағдайда жұмысыңызда түсінбеушіліктер мен қиындықтар туындайды.



Бұл бөлімге біреу сізге табыстаған кездесулер мен келіссөздер, сізге жақын емес адамдардың туған күндерін тойлау, оқыстан пайда болған үй шаруалары жатады. Осы бөлімдегі істер сіздің уақытыңызды бос жұмсайды. Бұл себепті аталмыш істерге мүмкіндігінше аз уақыт жұмсауыңыз тиіс.



Тығыз да маңызды емес.



Бұл бөлімдегі істердің пайдасы жоқ. Бұл істерді ең соңғы уақытқа қалдыру қажет. Себебі, сіз бұл істерге барлық күшіңізді жұмсасаңыз да, тиімділігі арта қоймайды. Дегенмен, сіз бұл істердің қандай болатындығын білуіңіз тиіс. Осылайша, олардың өз уақытыңызды босқа кетіруіне жол бермейсіз.



Мақала авторы: Ruh.kz


ruh.kz
s-kalinin.blogspot.com