Уақыттың жетіспеушілігі кез келген адамға таныс деп ойлаймын. Мектеп бітіргенге дейін уақыт өтпей «қашан мектептен құтылады екенбіз» деп жүреміз дағы, 18 жастан ары қарай уақыттың қалай зуылдап, өтіп жататынын байқамай да қаламыз. Қазіргі заман ағымымен күнделікті міндеттемелерімізді 24 сағатқа қалай сыйдыратынымызды білмей әлек боламыз. Алайда ғалымдар өз уақытымызды саналы түрде бақылап, ұйымдастыра білсек, жүктелген тапсырмаларды дер кезінде орындауға болатынын алға тартады. Бұған кейбір жетістікке жеткен тұлғалардың сұхбаттары да дәлел бола алады. Олар күніне бізге үйреншікті 8 сағат жұмыс істемесе де, тиімді 4 сағат жұмыс істеу арқылы қалай жетістікке жетуге болатынын көрсетіп келеді. Иә, бұл жерде мәселе жұмыс күнінің ұзақтығында, не жұмыс жағдайында емес. Негізгі мәселе – көп жұмыс істеуге, одан барынша пайда алуға және бос уақытты тиімді пайдалана алатындай өз уақытын ұйымдастыра білуде. Қазіргі заманғы терминдер тілімен айтқанда, тайм-мендежментті игеру.
Біз бұл мақалада неліктен біреулер үшін жұмыстарын аяқтауға күніне 4-5 сағат жеткілікті де, ал біреулерге негізгі тапсырмаларды орындау үшін 8 сағаттың өзі жеткіліксіз екенін және жеке уақытты басқару негіздерін қарастырып, оның негізгі компоненттері мен жұмыс ережелері туралы айтатын боламыз.
Тайм-менеджмент дегеніміз не? Ол қашан пайда болды және не үшін керек?
Тайм-менеджмент – бұл жұмыста немесе жеке тапсырмаларда максималды өнімділік пен тиімділікке қол жеткізуге, уақытты тиімді басқаруға мүмкіндік беретін тұжырымдама. Бұл идея сонау көне замандардан бастау алған. Ол кезде адамдар өз уақытын шебер басқару арқылы үлкен жетістікке жете алатынын ұғына бастаған.
Уақытты жүйелеу туралы алғашқы деректер ежелгі философтардың жазбаларында кездеседі. Мысалы, ежелгі Рим философы Сенека уақыт – біздің ең құнды ресурсымыз, ал оны дұрыс басқару – өнер деп есептеген. Ол жұмыс пен демалыс арасында уақытты дұрыс бөлу мүмкіндігін қамтитын «vita activa» (белсенді өмір) тұжырымдамасын жасаған.
Осыдан екі мың жыл бұрын ежелгі Рим философы «Өмір сүрген жылдарыңыздың тиімділігін қалай бағалауға болады?» деген сұраққа ой жүгірте отырып, қазір бізге тайм-менеджмент деген атаумен белгілі түсініктің негізін қалады. Бұл – адам өмірін жаман және жақсы кезеңдерге бөлу идеясымен белгілі болған тұлға Луций Сенека еді. Оның ойынша, адам өз өмірін есепке алып, кем дегенде жылына бір рет қорытындылап отырғаны жөн.
Қазіргі тайм-менеджмент түсінігінің қалыптасуы
Кейіннен Сенеканың бұл ойлары он тоғыз ғасырға жуық уақытқа өз өзектілігін жоғалтып, тек XIX ғасырда жаңа серпінмен келген индустрияландыру дәуірінде жұмыс істеу уақытын бақылайтын жүйенің жоқтығы сезіле бастады. Бұл мәселе, әсіресе, жұмысшылардың уақыты мен тиімділігін қадағалауды қажет ететін ірі компаниялар мен фабрикалардың иелеріне өзекті болды. Сол кезеңде Вилфредо Парето ұсынған жаңа идея – «80/20» принципі пайда болды. Бұл принциптің қысқаша мазмұны: 20% тиімді күш – 80% нәтиже береді, ал егер керісінше болса: 80% тиімсіз әрекеттер – тек 20% нәтиже береді.
Орта ғасырларда монахтар жұмыс пен дұға етудің тұрақты циклдарына негізделген құлшылық пен жұмыс істеу жүйесін дамытты, бұл тайм-менеджменттің ежелгі үлгісі.
19 ғасырда өнеркәсіп пен техниканың дамуымен тайм-менеджмент түсінігі біршама жүйеленді. Инженер және менеджмент теоретигі Фредерик Тейлор уақыт пен еңбекті басқаруға ғылыми көзқарас идеясын ұсынды. Оның әдістері өндірісті басқару мен еңбек техникасының дамуына негіз болды.
20 ғасырдың аяғында жобаларды басқаруға арналған компьютерлер мен бағдарламалық қамтамасыз етудің пайда болуымен тайм-менеджмент кәсіби жұмыстың ажырамас бөлігіне айналды. Заманауи технологиялар уақытты тиімді жоспарлауға, бақылауға және талдауға мүмкіндік берді, бұл тапсырмаларды тиімдірек басқаруға ықпал етті.
Жалпы «Тайм-менеджмент» ұғымы қолданысқа 1950 жылдардың соңында енгізілді. Термин алғаш рет Алек Маккензи жазған «Уақыт тұзағы» кітабында жазылған. Кітапта автор адамдардың уақытты басқаруында кездесетін қиындықтарды талдап, уақытты басқарудың тиімді шешімдерін ұсынады.
Даму
1960 жылдары тайм-менеджмент кеңінен танымал болды және көптеген авторлар осы тақырыпта өз еңбектерін шығара бастады. Мысалы, 1967 жылы Алан Лакен «Уақыт пен өмірді қалай басқаруға болады?» деген кітабын басып шығарды, онда ол тайм-менеджменттің әртүрлі стратегияларын ұсынды.
1970 жылдары тайм-менеджмент бизнес туралы кітаптардың негізгі тезисіне айналды. 1973 жылы Джеймс Алленнің «Уақыт менеджері» жарияланды, онда ол уақытты тиімді пайдаланудың әртүрлі әдістерін ұсынды.
1980 жылдары тайм-менеджмент жүйелірек түсіндіріле бастады. Стивен Кови «Тиімділігі жоғары адамдардың 7 дағдысы» кітабын басып шығарды, онда ол жеті әдетке негізделген тайм-менеджмент жүйесін көрсетті.
1990 жылдары тайм-менеджмент дербес компьютерлер мен электрондық пошта сияқты жаңа технологиялардың пайда болуымен одан да танымал бола түсті. Бұл технологиялар уақытты тиімдірек басқаруға мүмкіндік берді және көптеген компаниялар жобалар мен тапсырмаларды басқаруда бағдарламалық құралдарды пайдалана бастады.
Қазіргі заман тайм-менеджменті
Бүгінгі таңда тайм-менеджмент дамып, ұдайы жетіліп келеді. Смартфондар мен Trello, Asana, Todoist, Evernote және т.с.с уақытты басқару қолданбаларының пайда болуымен тайм-менеджмент қолжетімді әрі ыңғайлырақ бола түсті.
Қазір көптеген адамдар тайм-менеджменттің өз өміріндегі маңыздылығын түсінеді, сондықтан олар оны көптеп дәріптеуге тырысады. Осылайша, тайм-менеджмент бойынша курстар мен тренингтер – жұмыс тиімділігін арттырудың өзекті құралына айналды.
Тайм-менеджмент концепциясының бұл эволюциясы тұжырымдаманың күнделікті өміріміз бен жұмысымыздың ажырамас бөлігіне айналғанын және оның қазіргі әлемдегі өзектілігі мен маңыздылығын көрсетеді.
Қазіргі уақытта тайм-менеджмент дегеніміз не?
Бұл – әрекеттер жүйесі, оның мақсаты – уақытты дұрыс бөлу арқылы тапсырмаларды тиімді жоспарлау. Яғни, тайм-менеджмент менеджерлер арасында өздерінің табысқа жету шарттарын сипаттайтын сәнді сөз ғана немесе құпия технология емес. Жүйе ретінде уақытты басқару – бұл әрбір жұмыс істейтін адамға демалыс пен хоббиге энергия мен бос уақыт қалдырып, жұмыс уақытын барынша тиімді етуге көмектесетін құрал.
Тайм-менеджмент идеясы көптеген заманауи адамдарды қызықтырғаны сонша, олар тіпті бүкіл әлем университеттерінде тайм-менеджмент кафедраларын құруға әкелді. Сонымен қатар көптеген кітаптар, вебинарлар, курстар мен нұсқаулықтар пайда болды. Тайм-менеджмент көмегімен уақытты қалай басқаруға болатыны туралы көптеген кеңестер айтылды да, жазылды да, ендігі мұның бәрін өз өміріңізге енгізуді үйрену ғана қалады. Қызықты ма? Бұл қалай мүмкін екенін бірге білейік.
Уақытты басқарудың маңызы мен өзектілігі
Ақпаратқа және жылдам өзгеретін технологияға толы қазіргі әлемде уақытты тиімді басқару қабілеті аса маңызды дағды. Уақытты тиімді басқарудың келесідей маңызды аспектілерін атап өтуге болады:
– Өнімділіктің артуы: уақытты тиімді пайдалану өнімділікті арттырады, бұл әсіресе бизнес пен мансапта маңызды.
– Стресстің төмендеуі: тиімді өткізілген уақыт стрессті және психологиялық әл-ауқатқа ықпал ететін күйзеліс пен көңілсіздікті азайтады.
– Жұмыс пен өмірдің балансы: уақытты басқару – денсаулық пен бақыттың кілті. Кәсіби және жеке жауапкершіліктер арасындағы теңгерімді құруға көмектеседі.
– Жеке мақсаттарды жүзеге асыру: жеке хобби мен дамуға уақыт бөлуге көмектеседі, тұлғаның өсуіне ықпал етеді.
Бұл аспектілер уақытты басқаруды бизнесте де, күнделікті өмірде де өзекті етеді.
Сарапшылар пікірі
Тайм менеджмент саласындағы сарапшылар уақытты басқару жүйелілікті қажет ететінін атап айтады. Олар формасын қалыптастыру және процестерді оңтайландыру үшін жұмсалған уақытты талдауға назар аударуға кеңес береді. Сондай-ақ сарапшылар тайм-менеджмент статикалық сипатта болмайтынын және оның әдістері мен құралдары жеке қажеттіліктерге қарай бейімделетінін айтады.
Тайм-менеджмент жүйе ретінде: ол неге негізделген және тайм-менеджмент технологиясы қалай жұмыс істейді?
Әрбір жүйенің өзінің негізгі блоктары мен жұмыс ережелері бар. Тайм-менеджмент – өз уақытын басқару тәжірибесі ретінде негізгі компоненттерге ие, олар:
- жоспарлау және мақсат қою;
- әрбір тапсырманың басымдықтары мен мерзімдерін белгілеу;
- ресурс шығындарын талдау;
- тізімін құру;
- ұйымдастыру және жұмыстарды бөлу;
- қажетсіз тапсырмалардан құтылу.
Тәжірибе көрсеткендей, бұл жүйе бизнесте немесе жеке тиімділікті арттыруда ғана емес, сонымен қатар күнделікті істерде де нәтижелі.
Енді оның негізгі ережелерін қарастырайық. Бұл ретте, бүкіл әлемде тайм-менеджменттің «гурулары» болып саналатын тұлғалардың ережелерін қарастырған дұрыс. Мысалы, тайм-менджмент және өз өмірін басқару өнері туралы бүкіл әлем бойынша бірнеше рет дәрістер оқыған жеке тиімділік жөніндегі сарапшы Брайан Трейси. Ол тайм-менеджменттің келесідей маңызды ережелерін атап көрсетеді:
Ең құндысын таңдаңыз
Уақыт – ешқандай жолмен көбеймейтін ресурс. Сондықтан оны тек ең құнды және маңызды нәрселерге жұмсауымыз керек.
Тапсырмаларды 4 санатқа бөлу арқылы олардың тиімді шешімін анықтауға болады:
- маңызды және шұғыл – бұл мүмкіндігінше тезірек аяқтауды талап ететін тапсырмалар, уақытында орындалмауы орасан зор зардаптарға әкелуі мүмкін;
- маңызды, бірақ шұғыл емес – негізінен кейінге ысыруға болатын тапсырмалар санаты. Мысалы, спорт, жақын адамдармен уақыт өткізу, хобби және оқу;
- шұғыл, бірақ маңызды емес – бұл өмірдің барлық түрлерінің категориясы: бір жерде бірдеңе бұзылып, жөндеу керек, біреу бір нәрсені дұрыс түсінбеген – қайтадан нақтылау керек тапсырмалар. Яғни, бұл қазір шешілуі керек мәселелер, өйткені ол жақсырақ болады, бірақ олардың өмірлік маңызы жоқ;
- маңызды емес және шұғыл емес – мүлдем маңызды емес, бірақ кейде соларға уақыт бөлгіңіз келетін нәрселер. Бұл достармен отырысқа бару, интернетте отыру және сериал көру.
Негізгі кеңес: «маңызды, бірақ шұғыл емес» санатына барынша назар аударыңыз, содан кейін бірінші санат мәселесі жеңілдейді. Әлбетте, төртінші санаттан (маңызды емес және шұғыл емес) толығымен бас тартқан дұрыс – бұл уақытты босқа кетіру.
Ойлан және дұрыс әрекет ет
«Егер сіз арман-мақсаттарыңызды тізіп жазып, олар орындалып қойғандай кейіп танытсаңыз, онда расымен бәрі міндетті түрде орындалады» деген заңдылық туралы бұрын-соңды естігеніңіз бар ма? Тайм-менеджментте де осы техниканы қолдансаңыз болады: осы өнерді меңгеріп қойғандай ойлаңыз және өзіңізді солай ұстаңыз. Яғни өзіңіздің уақытыңызды тиімді басқара алатын және ұқыпты адам ретінде қабылдаңыз және көрсетіңіз, осындай адамдардан үлгі алыңыз. Осы тұста, Трейси бір қызықты әдісті мысалға келтірген: өміріңіздің әрбір сәті түсіріліп жатыр деп елестетіңіз. Арманыңыздағы жұмысқа немесе жеке табысқа жетуіңіз – өткізген әрбір минутыңызға байланысты екенін есте сақтап, әрекет етуіңіз керек.
Дұрыс мақсаттар қойыңыз
Қандай да бір «ми мен ақыл-ой шабуылын» жасау және «өмірде не нәрсеге қол жеткізгіңіз келеді?» деген сұраққа шынайы жауап беру өте маңызды. Осылайша, олардың ішінен басымдығы жоғары міндеттерді анықтап, маңызды мақсаттарды тұжырымдай аласыз, Маңызды істерді таңертең орындауды әдетке айналдырыңыз. Тайм менеджмент тілінде бұл «бақаларды жеу (поедание лягушек)» деп аталады.
Бұл – маңызды кездесулерге де қатысты. Әдетте маңызды кездесулердің алдындағы уақыт алаңдаушылық пен депрессиялық ойларға толы болады. Сондықтан мұндай кездесулерді таңертеңгі уақытқа жоспарлау тиімдірек болады. «Шаруа бітті, енді ары қарай өз міндеттемелерімізді жалғастырамыз» дегендей.
Өзіңізге көп міндеттемлерді жүктеуден аулақ болыңыз
Бір уақытта бірнеше тапсырманы орындағанда, оның нәтижесінің сәтті аяқталатыны сирек жағдай. Мысалы, жобамен айналысып отырып, Telegram-мен хат алмасу еш кедергі келтірмейді деп ойлауыңыз мүмкін. Алайда бұл – деструктивті әрекет. Ми параллель режимде жұмыс істемейді, ол үнемі тапсырмалар арасында ауысады және күннің соңында ол тез шаршап қалады. Ең дұрыс шешім – ұсақ-түйек дүниелерге ойды бөлмей, нақты бір іспен айналысу.
Бәрін жоспармен орындаңыз
Жоспарлау – уақытты басқарудың негізі, ал ең жақсы құрал – тапсырмалар тізімі. Байқап көріңіз: қағаз бетіне бір күндік тапсырмалар тізімін жазыңыз, ең қиынынан бастаңыз, тізімнен орындап қойған тапсырмаларыңызды алып тастап отырыңыз. Нәтижесін көргенде өзіңізді әлдеқайда жеңіл сезінесіз және тиімділігіңіз кем дегенде 30%-ға артады. Кейбір тапсырмалар тым үлкен және орындау мүмкін емес болып көрінсе, оларды шағын көлемде бөліктерге бөліп, орындаңыз. Осылайша, кез келген тапсырманы тиімді орындауға болады.
Соңғы қағида – өміріңізді «қоқыстардан» тазартыңыз. Яғни уақытыңызды құртатын нәрселерден, әрекеттерден және адамдардан бас тартыңыз. Бос уақытыңызда әріптестермен «бос әңгіме» айтудың орнына, бір кесе шай ішіп, тыныштықта демалғаныңыз пайдалырақ болады. Айтпақшы, уақытылы және тұрақты демалу да уақытты басқарудың маңызды бөлігі. Бұл уақытты бостан бос құрту емес, алдағы тиімді жұмысыңызға инвестиция. Тым қатты жұмыс істеу зиянды және тиімсіз. Тұрақты демалыс пен сау ұйқының болуы – тиімділік кілті.
Тайм-менеджменттің негізгі ережелері мен принциптері
Тайм-менеджменттің негізгі ережелері мен принциптері – уақытты тиімді басқарудың негізі. Бұл принциптерді дұрыс қолдану өнімділікті айтарлықтай арттыруға және стрессті азайтуға мүмкіндік береді.
Уақытты тиімді басқару принциптері:
- Басымдықтар: маңызды және шұғыл емес тапсырмаларды анықтау – күш-жігерді ең маңызды міндеттерге бағыттауға көмектеседі.
- Мақсат қою: түпкі мақсаттарды анықтау – нақты жетістік жоспарын құра отырып, күш-жігерді дұрыс бағытқа бағыттауға көмектеседі.
- Жұмысты бөлу: тапсырмаларды басқа қатысушыларға да бөлу және олардың орындай алатындарына сенім білдіру, басқа да маңызды істерге уақытыңызды босатады.
- Жоспарлау: күнделікті және ұзақ мерзімді жоспар құру – уақытты тиімдірек басқаруға көмектеседі.
- «Жоқ» деп айта білу: маңызды емес тапсырмалар мен негізгі мақсаттардан алшақтатуы мүмкін тапсырмалардан бас тарту.
- Жұмыс кеңістігін ұйымдастыру: тиімді жұмыс кеңістігі «фокус» пен өнімділікті арттырады.
Тайм-менеджмент жүйелері және олар туралы мифтер
Coworking, Lean Thinking және Agile Time Management сияқты тайм-менеджмент жүйелері бизнесте уақытты басқарудың әртүрлі тәсілдерін ұсынады. Дегенмен тайм-менеджмент туралы бірнеше кең таралған мифтер бар, мысалы, «тайм-менеджмент қолданысы бәріне бірдей келе бермейді» немесе «тайм-менеджмент сіздің еркіндігіңізді жояды» деген. Шындығында, тайм-менеджмент сізге таңдау еркіндігін береді және маңызды тапсырмаға назар аударуға мүмкіндік береді.
Жұмыс және демалыс уақытын басқару
Жұмыс уақытын басқару – ондағы тапсырмалар мен жобаларды ұйымдастыру. Ал демалыс уақытын басқару бос уақытты ұйымдастыруды қамтиды: хобби, отбасымен уақыт өткізу және т.б. Екеуінің арасындағы тепе-теңдік салауатты және бақытты өмірдің негізгі аспектісін құрайды.
Жалпы тайм-менеджмент – жай ғана уақытты басқару емес, бұл – өміріңізді басқару. Мақсаттарыңызға жетуге, өмір сүру сапасын жақсартуға және барлық нәрседе теңгерімді табуға мүмкіндік береді. Тайм-менеджмент дағдыларын дамыту арқылы біз өмірімізді продуктивті, мағыналы әрі бақытты ете аламыз.
